Exact AEC Modular

Exact AEC 1.50 service pack 3: Multi-user facturering

Als men in dezelfde administratie met meerdere gebruikers gelijktijdig facturen definitief maakt, kan de vraag "Momenteel wordt er in deze administratie door een ander werkstation ook factuur definitief afgedrukt. Wilt u hierop wachten?" naar voren komen. Ook kunnen er langere wachttijden optreden doordat de ene gebruiker moet wachten totdat het definitief maken van de factuur bij de andere gebruiker afgerond is.

Het definitief maken van een factuur bestaat globaal uit de volgende stappen:

1. Ophalen en doornummeren van factuurnummer uit administratiegegevens 
2. Bijwerken gegevens van de factuur
3. Aanmaken van journaalpost
4. Tonen van afdrukdialoogvenster 
5. Afdrukken factuur / aanmaken PDF en/of XML
6. Eventueel samenvoegen van PDF en tonen van samenvoegvenster
7. Verzenden van PDF en/of XML
8. Definitief wegschrijven naar database

Als de gebruiker dit proces annuleert in stap 4 of stap 6 of als het systeem het proces annuleert door een foutmelding of onvolledige gegevens dan wordt stap 8 niet uitgevoerd. Het factuurnummer is dan niet doorgenummerd. Deze werkwijze voorkomt dat er 'gaten' ontstaan in de factuurvolgnummers. 

Als het proces van definitief maken van een factuur gestart is door gebruiker A en vervolgens wil gebruiker B een factuur definitief maken, dan wacht het systeem bij gebruiker B bij stap 1 totdat gebruiker A het proces afgerond heeft. Bij een wachttijd langer dan een minuut verschijnt de vraag "Momenteel wordt er in deze administratie door een ander werkstation ook factuur definitief afgedrukt. Wilt u hierop wachten?". De tijdsduur van het proces (en dus de wachttijd voor andere gebruikers) is mede afhankelijk van hoe lang het duurt voordat de gebruiker de dialoogvensters uit stap 4 en stap 6 afsluit.

In service pack 3 van release 1.50 is er in de factureringsmodule een systeeminstelling toegevoegd genaamd "Multi-user factureren". Deze systeeminstelling zorgt dat stap 1. van ophalen en doornummeren van het factuurnummer voor het proces van definitief maken uitgevoerd wordt. Hierdoor kan er gelijktijdig door meerdere gebruikers facturen definitief gemaakt worden en vervalt de wachttijd die men op elkaar heeft.

Echter als het proces van definitief maken geannuleerd is, is het factuurnummer wel doorgenummerd in de administratiegegevens, Er zou dan een gat in de volgnummering van facturen ontstaan. Dit wordt opgelost doordat het systeem geannuleerde factuurvolgnummers onthoudt en hergebruikt. Pas wel op aan het eind van een boekjaar: De geannuleerde factuurvolgnummers worden niet hergebruikt in een nieuw boekjaar!

Omdat bij optie "Multi-user factureren" een risico ontstaat dat er factuurnummers ongebruikt blijven en er "gaten" in de factuurnummer ontstaan, wordt geadviseerd deze optie alleen te gebruiken indien u met meerdere personen tegelijkertijd in dezelfde administratie zonder onderlinge wachttijden facturen definitief wilt maken.